纸质档案存在的问题

“民警同志，我今年80岁了，想开一张我父母的户籍证明。”

“我爸爸前两年过世的，我要查他60年代户口迁出的记录，好像是住过南昌路还是襄阳路那里的，我不确定。”

“你看，这些60年代的户口登记簿内页都发黄、发脆了，还能撑多久真不好说。”

这些纸质户籍档案带来的困扰，要如何破解？

目前，档案保存以纸质为主。纸质档案在整理归档、调阅、查询时有诸多不便。居民们在办理档案业务时，通常会遇到耗时太久的问题。

于是，上海市公安局徐汇分局就率先启动纸质户籍档案数字化加工项目。据介绍，徐汇区13家派出所25万卷、2000余万页户籍档案完成数字化。

查阅历史户籍档案数字化应用优势明显

由于辖区内解放前兴建的旧式里弄、花园洋房众多，户籍人口迁移变化大，新旧居民出于房产、征信、政审等各种用途前来办理业务，使得徐汇公安分局湖南路派出所的历史户籍查档量一直居高不下。

“传统纸质档案查询时，需要居民提供详细地址和准确姓名，还需要人工费时翻阅查找，像我们辖区很多老房子，同一个地址下往往有好几家甚至是十几家人家，翻阅查找难度就更大了。”公安综合窗口民警严晓韫说。

一旦家庭成员在几个地址间多次迁移的，居民要开具家人迁出证明，民警只能随着他的户口迁移轨迹逐本翻阅。尤其对于年代久远、被查询人已经过世、后代又不甚了解详细地址的情况，光通过一个姓名，要查询到信息更是难上加难。

而电子档案是通过前期扫描纸质档案，产生高清像素图片，存入存储设备。用户查询时输入需求，后台算法通过对存储电子档案进行识别，得出针对性的查询结果。

电子档案的应用减轻了窗口工作人员需要离开工位、手工检索查找等负担，大大缩短了居民等待的时间，加快了窗口的办事效率。

不仅如此，纸质档案因保存年代久远后，不可避免会出现发黄、变脆、破损、甚至装订散架等情况，而在每次翻阅查找过程中，又极易造成新的、不可逆的损坏。

纸质档案的保存还需要一定的温度、湿度，保存条件较为严苛。电子档案并不会随着时间流逝而发生物理变化，保存更加完整持久，反复查阅不会受损。纸质档案量只会越存越多，对保存的空间要求也会越来越大，还要安排专门的人员保管。而电子档案对空间的要求极小，在电脑设置密码等有效的方法下，可以妥善地保证电子档案的安全性和保密性。

贴近实战研发数据检索系统

图片说明：项目全程把控质量，严守安全底线

图片说明：加装监控探头，远程监控加工流程

徐汇公安分局全流程把控数据录入质量，严守安全底线，优先选择有涉密资质的加工单位并签订保密协议，通过“双机著录、一机校验”全面确保数据录入准确性。而无纸化只是数字化的第一步，能够随时调取这2000余万页信息的平台才是决定工作成败和服务成效的关键。

徐汇公安分局专门研发了B/S网络版数据检索系统，提供档案检索、图像调阅、库藏统计、数据导出、用户管理等功能服务，实现对原始户籍档案的电子调档查询。

提升服务体验 助力数字转型

针对1984年以后的户籍档案都是个人页的问题，电子档案查询系统中还添加了显示前后各5页的功能，能够尽最大可能显示一家人家的户籍档案，方便查询。如遇到档案页面原始字迹模糊，还可放大缩小进行辨认，并增加了打印功能，大大方便了工作人员和民警随时查档调阅。

通过姓名、身份证、同住人等多种维度查档，切实解决了居民因年代久远、记忆模糊导致的来回往返查询旧档案的老大难问题；同时也消除了派出所综合窗口入驻街道服务中心、档案室因与窗口分离导致民警调档不便的困扰，放大了内部“放管服”效能，市民满意度和民警工作效率成倍提升。

原模式

现模式

目前，徐汇公安分局应群众申请开具户籍证明查档日均350余次，核查户籍相关材料查档日均200余次，查询用时从原先10至20分钟缩短至5分钟以内，大大提升了工作效率。

除了到场办理外，政务服务“一网通办”红利也延伸到手机端。市民任先生通过“随申办”App提交了一份开具户籍证明的申请，要求证明“20世纪60年代武康路某弄某号内，自己的出生日期以及与父母的亲属关系”。工作人员收到申请后，通过姓名和地址，迅速查出上世纪60年代的户口登记表，摘抄相关信息填报上传系统。任先生在手机端就能收到一张带有公安盖章的电子版户籍证明，可以永久留存，更方便随身携带、打印。

户籍档案数字化转型，使得原来的查找年代、地址的人工阅档形式迈向从身份证、居住人、邻居等多维度电子搜查方式的转变，切实解决了居民因年代久远、记忆模糊导致来回往返、多地查询的老大难问题，打通了徐汇公安政务服务与群众的“最后一公里”。

据悉，徐汇公安分局还将不断探索完善电子档案的深入应用，打造一流数字基础设施，实现警务效益最大化，在实现“进政府一扇门，办个人大小事”的同时，助力上海城市数字化转型和城市高品质生活。